La semana pasada se celebró un evento de impacto global y no fue en Rusia sino en Pamplona ya que celebramos el lanzamiento oficial de WeMake rodeados de familia y buenos amigos. El evento informal tuvo lugar en la sala Nainere, situada en el casco viejo de Pamplona. Durante la velada los invitados pudieron disfrutar de un aperitivo regado de buenas bebidas e incluso hubo tiempo para un breve presentación del nuevo proyecto.

Aprovecho para agradecer desde aquí a todos los que se acercaron por compartir la ilusión del nuevo proyecto y seguro que este solo es la primera de muchas celebraciones futuras.

Durante el evento algunos invitados me dieron ideas para futuros eventos. De hecho uno de ellos estaba pensando en organizar algo similar para potenciales clientes. Después de haber estado más de 10 años trabajando codo con codo con las responsables en Gamesa de organizar eventos a nivel mundial, intentaré demostrar que algo aprendí y voy a dar a continuación alguna sugerencia útil a la hora de diseñar eventos de compañía

  1. Fija el objetivo del evento: el evento será diferente si es sólo de celebración, si es para generar relevancia o si es comercial.
  2. Diseña el contenido:
    1. Evento de celebración: ambiente distendido donde poder interactuar. Contenido corporativo muy ligero e informal.
    2. Relevancia: es clave preparar un contenido potente que interese a los invitados y genere relevancia para el organizador. Puede ser contenido propio (seminario, charlas, etc) o ajeno (ej: experto invitado)
    3. Comercial: lo ideal es mezclar contenido lúdico con charla comercial. Por ejemplo una cata de vinos con charla comercial al final.
  3. Crea la lista de invitados de forma coherente con el objetivo y el tipo de evento.
  4. Logística: para calcular los asistentes siempre es recomendable pedir confirmación previa pero incluso así, calcula siempre un porcentaje de entre 10-20% de los confirmados que no irán. Este porcentaje es mayor cuanto menos relación personal hay con los invitados con lo que en eventos de generación de relevancia, si el contenido no es super atractivo, la tasa de “no-show” puede ser importante.
  5. Disfruta: sea como sea el evento, los invitados lo primero que perciben es si existe ilusión y ganas en el anfitrión. No hay cosa peor que organizar un evento y dar la sensación de que los anfitriones van obligados.

Con estos puntos básicos claros, ya es una cuestión de escala, presupuesto y dedicarle horas a la organización para que después durante el evento, todo vaya como la seda y se cumplan los objetivos marcados al inicio.